Timemanagement 2.0 - Sieg über den inneren Schlendrian

Zeitplanung ist ein omnipräsentes Thema in meinen Coachingsitzungen. So manche und mancher ist auf Grundlage der vielen Anforderungen sehr gefordert, häufig leider auch überfordert. Dabei beobachte ich, dass viele unangenehme Aufgaben vor sich hin schieben. Ich weiss, Sie denken jetzt, das ist doch menschlich. Ja, ist es. Aber bedauerlicherweise nicht zielführend.

Darum achten Sie darauf, dass Sie unliebsamen Aufgaben als Erstes angehen. Das schafft mit der Zeit grosses Selbstvertrauen.

Was häufig schiefläuft

Augenscheinlich ist, dass oft klar definierte Tagesziele fehlen. Sie beginnen vielleicht mit E-Mails beantworten, bevor Sie an Sitzungen teilnehmen, zwischendurch noch das eine oder andere Telefonat erledigen oder Mitarbeitende anleiten, die gerne offene Fragen beantwortet hätten. Natürlich gibt es auch noch den einen oder anderen Kollegen oder Kollegin oder wichtiger Kunden, die sofort eine Antwort benötigen. Und zack: Ihr Tag ist um. Ihre Ziele haben sie dabei komplett aus den Augen verloren? Sie sagen, das geht nicht anders, sind aber häufig frustriert oder unzufrieden mit der Situation?

Wie können Sie allgemein Ihre Zeitplanung verbessern?

• Wer nicht weiss, wohin er geht, wird sein Ziel kaum jemals erreichen. Also: setzen Sie sich Ziele. Ich empfehle Ihnen, diese schriftlich niederzuschreiben. Gönnen Sie sich ein Bullet Journal oder ein Notizbuch. Beginnen Sie mit Jahreszielen, brechen Sie diese auf Monatsziele und anschliessend auf Tagesziele runter. So behalten Sie den Überblick und jawohl, solche Zielsetzungen kann man bequem auch unter dem Jahr starten, dafür benötigt man keinen Silvester.

• Ohne Tagesplan vergeuden Sie wertvolle Zeit und das Tag für Tag von Neuem.

• Bedenken Sie, von allen Dingen, die Sie erledigen müssen, sind nur 20 % relevant. Man spricht hier auch vom Pareto-Prinzip. Häufig hält man sich mit den weniger relevanten Aufgaben auf, die um die 80 % ausmachen.

• Sie müssen längst nicht überall gut sein. Im Gegenteil: Erfolgreiche Menschen wissen genau, worin sie wirklich gut sind und konzentrieren sich insbesondere darauf. Den Rest wissen sie clever zu delegieren. Ein erfolgreicher Leader ist immer nur so gut, wie sein Team, mit welchem er sich umgibt. Nur bei den sogenannten A-Aufgaben, sollten Sie persönlich alles daran setzen, wirklich hervorragend zu werden.

• Ein grosses Tagespensum schaffen Sie nur, wenn Sie dieses in überschaubare Teilbereiche aufteilen und vergessen Sie dabei bitte eins nicht: Immer realistisch bleiben und vor sowie nach wichtigen Terminen Zeitinseln einplanen. Viele Treffen gehen schlussendlich länger, als man ursprünglich denkt. Wenn Sie sich Zeitinseln vor oder nach einem Termin, einem wichtigen Telefongespräch einbauen, bleibt Ihnen die nötige Zeit, Dinge auch wirklich zu Ende zu bringen. Das ist ein häufiger Stolperstein im Zeitmanagement. Man beginnt eine Aufgabe, hat dann aber keine Zeit, diese wirklich abzuschliessen. Sie bleibt halb erledigt liegen und kommt auf den Stapel. Der Stapel wächst und wächst Tag für Tag und eines Tages brechen Sie unter der Last zusammen. Also: Dinge nicht nur beginnen, sondern zu Ende bringen oder rechtzeitig delegieren, falls Sie die Möglichkeit dazu besitzen.

• Schaffen Sie Zeitblöcke am Tag, in denen Sie die wichtigsten Aufgaben ungestört erledigen können.

• Sagen Sie, wo es nötig ist, auch Nein. Abgrenzung ist enorm wichtig! Auch das kann man lernen.

• Vergessen Sie nicht, ausreichend zu trinken! 1,5 - 2 Liter Flüssigkeit hält ihr Hirn in Bewegung. Ihren Körper ohnehin.

Immer mit dem Unangenehmen zuerst beginnen. Natürlich erledigen sich teils unliebsame Aufgaben von selbst. Aber das ist leider die Ausnsahme.

Fazit

Planung ist alles: Um Ihre Arbeit effektiv zu erledigen, planen Sie sinnvoll!

Schreiben Sie sich exakt auf, wohin Sie am heutigen Tag wollen, warum Sie dorthin wollen und was Ihr erklärtes Ziel ist. So ist Ihre Chance bedeutend grösser, das Ziel auch zu erreichen.

Und das bitte Tag für Tag. Einmal ist keinmal. Ich weiss, ein solches Vorgehen benötigt Disziplin und ein paar Minuten, vielleicht zu Beginn sogar Stunden Vorbereitung sowie Reflexion. Dabei werden Sie jedoch von Tag zu Tag rascher und besser. Sie benötigen natürlich für diese Umstellung Durchhaltewillen. Ist das nun die schlechte Nachricht? Nein, ist es nicht. Disziplin können auch Sie trainieren.

Disziplin aus Selbstzweck versagt häufig. Sobald man aber bei etwas die Sinnhaftigkeit bemerkt, überwindet man sein altes Ego elegant, und kann aus alten Denkmustern und Handlungsweisen ausbrechen.

Nehmen Sie ein paar Stunden Zeit für den Jahres-, Monats- und Tagesplan und schieben unliebsame Aufgaben nicht mehr vor sich her? Beginnen Sie noch heute damit.

Entdecken Sie jetzt das Geheimnis eines effektiven Zeitmanagements und transformieren Sie Ihr Leben! Verabschieden Sie sich von überfüllten Terminkalendern und schlechtem Gewissen.